U današnje vrijeme, kada se e-pošta koristi kao glavni način komunikacije u poslovnom svijetu, često se suočavamo s potrebom da organiziramo privitke koje primamo putem e-pošte. Power Automate, alat koji pruža Microsoft, nudi jednostavan način za automatizaciju ovog procesa, omogućujući korisnicima da automatski spremaju privitke iz e-pošte u određenu mapu na njihovom računalu ili u oblaku. U ovom članku istražit ćemo kako koristiti Power Automate za spremanje privitaka e-pošte u mapu, što može značajno unaprijediti vašu produktivnost i organizaciju podataka.
Prvo, potrebno je otvoriti Power Automate i prijaviti se svojim Microsoft računom. Nakon prijave, kliknite na “Create” (Izradi) da biste započeli izradu novog automatiziranog tijeka rada. Od vas će biti zatraženo da odaberete vrstu tijeka rada koju želite stvoriti. U ovom slučaju, odabrat ćemo opciju “Automated cloud flow” (Automatizirani oblak tijek). Ovdje ćete imati mogućnost odabrati okidač za vaš tijek. Preporučujemo da odaberete “When a new email arrives” (Kada nova e-pošta stigne) kao okidač. Ovaj okidač će pokrenuti tijek rada svaki put kada primite novu e-poštu.
Nakon što odaberete okidač, potrebno je odrediti uvjete koji će se primjenjivati. Na primjer, možete postaviti uvjet da se tijek rada pokrene samo ako e-pošta sadrži privitke. Ova opcija je korisna jer ne želite da se svi dolazni e-mailovi obrađuju, već samo oni koji imaju privitke. Da biste to postigli, možete koristiti opciju “Has Attachments” (Ima privitke) i postaviti je na “Yes” (Da).
Sljedeći korak uključuje dodavanje radnje koja će se izvršiti kada se okidač aktivira. U našem slučaju, trebamo dodati radnju “Get attachments” (Preuzmi privitke) kako bismo preuzeli privitke iz dolazne e-pošte. Ova radnja će vam omogućiti da preuzmete sve privitke povezane s e-poštom koja je aktivirala tijek rada. Nakon što ste dodali ovu radnju, potrebno je odabrati izvor e-pošte, obično je to “Outlook”.
Nakon što preuzmete privitke, sljedeći korak je spremanje tih privitaka u odabranu mapu. Da biste to učinili, dodajte radnju “Create file” (Izradi datoteku). Ova radnja će vam omogućiti da odredite putanju do mape u kojoj želite spremiti privitke. Možete odabrati mapu na svom OneDriveu ili SharePointu, ili čak na lokalnom računalu ako koristite odgovarajuće postavke. Kada odredite putanju, potrebno je odabrati ime datoteke, a možete koristiti dinamičke sadržaje kako biste uključili naziv privitka.
Nakon što ste završili s postavljanjem svih radnji, pregledajte svoj tijek rada i provjerite jesu li svi koraci ispravno postavljeni. Kada ste zadovoljni, kliknite na “Save” (Spremi) i aktivirajte svoj tijek rada. Od sada, svaki put kada primite e-poštu s privitkom, automatski će se spremiti u odabranu mapu.
Ova automatizacija ne samo da štedi vrijeme, već i smanjuje rizik od gubitka važnih dokumenata koji bi se mogli izgubiti u moru e-pošte. Power Automate omogućuje korisnicima da se fokusiraju na važnije zadatke, dok se rutinski zadaci obavljaju automatski. U današnjem brzom poslovnom okruženju, ovakvi alati postaju neophodni za učinkovito upravljanje vremenom i resursima. Ako želite unaprijediti svoju produktivnost i organizaciju, Power Automate može biti pravo rješenje za vas.
