Proforma račun predstavlja preliminarnu verziju računa koja se šalje kupcu prije nego što se izvrši isporuka robe ili usluga. Ovaj dokument je od velike važnosti jer omogućuje kupcu da pregleda troškove, uvjete plaćanja i druge relevantne informacije prije nego što donese konačnu odluku o kupnji. Ako trebate zatražiti proforma račun od dobavljača, važno je napisati jasan i sažet zahtjev. U nastavku ćemo detaljno opisati kako sastaviti takvo pismo.
Prvo, započnite s pozdravom. Ako znate ime osobe kojoj se obraćate, koristite ga. Na primjer, možete započeti s „Poštovani g. Ivo Horvat,“ ili „Poštovana gđa Ana Kovač,“. Ako ne znate ime, možete koristiti općeniti pozdrav kao što je „Poštovani,“.
Nakon uvodnog pozdrava, u prvom odlomku jasno navedite razlog svog pisanja. Na primjer, možete reći: „Ovim putem tražim izdavanje proforma računa za našu narudžbu od [datum] za [opis proizvoda ili usluga].“ Važno je uključiti sve relevantne informacije kao što su količina, specifikacije proizvoda, cijena po jedinici i ukupni iznos. Na primjer, „Molim vas da izdate proforma račun za 100 komada proizvoda X po cijeni od 10 EUR po komadu, što ukupno iznosi 1000 EUR.“.
U sljedećem odlomku, možete uključiti dodatne informacije koje smatrate potrebnima. Na primjer, ako imate specifične uvjete plaćanja ili rokove, navedite ih. „Molim vas da uključite u proforma račun uvjete plaćanja, koji su 30% unaprijed i 70% nakon isporuke.“. Također, možete spomenuti ako je potrebna hitna obrada vašeg zahtjeva, na primjer: „Bila bih zahvalna ako biste mogli obraditi ovaj zahtjev što je prije moguće jer nam je isporuka potrebna do [datum].“.
Nakon što ste naveli sve potrebne informacije, završite pismo s izražavanjem zahvalnosti. Na primjer, možete reći: „Zahvaljujem vam unaprijed na brzoj obradi mog zahtjeva i radujem se vašem odgovoru.“. Zatvorite pismo s odgovarajućim pozdravom, poput „S poštovanjem,“ ili „Srdačan pozdrav,“ te navedite svoje ime, prezime i kontaktne podatke, uključujući e-mail adresu i telefonski broj, kako bi vas dobavljač mogao lako kontaktirati.
Kada završite s pisanjem, provjerite da ste uključili sve potrebne informacije i da je pismo jasno i profesionalno. Dobro napisan zahtjev za proforma račun može vam pomoći da ubrzate proces nabave i osigurate da dobijete točne informacije o troškovima. Također, pazeći na detalje, ostavljate dobar dojam na dobavljača, što može biti korisno za buduće poslovne transakcije.
U današnje vrijeme, komunikacija putem e-maila postala je standard, stoga je preporučljivo slati zahtjev u elektroničkom obliku. Prilikom slanja e-maila, pobrinite se da koristite odgovarajući predmet, na primjer, „Zahtjev za proforma račun – [Naziv vaše tvrtke]“. U tijelu e-maila, možete ponoviti ključne informacije koje ste naveli u pismu. Također, možete priložiti dodatne dokumente ako je potrebno, poput narudžbenice ili prethodnih razgovora s dobavljačem.
U zaključku, pisanje zahtjeva za proforma račun ne mora biti komplicirano. Slijedeći ove smjernice, možete lako sastaviti jasan i precizan zahtjev koji će vam pomoći u procesu nabave. Proforma račun može biti koristan alat za planiranje vaših troškova i osiguranje da su svi uvjeti poslovanja jasni prije nego što se izvrši isporuka. Uvijek se trudite biti profesionalni i detaljni u komunikaciji, jer to može značajno utjecati na uspješnost vaših poslovnih odnosa.
