Poslovne knjige su temelj svakog uspješnog poslovanja. One ne samo da pružaju uvid u financijsko stanje poduzeća, već su i zakonska obveza koju svako poduzeće mora ispuniti. No, koliko dugo trebaju biti pohranjene te knjige? Ovo pitanje često postavljaju poduzetnici, računovođe i svi oni koji se bave vođenjem poslovnih aktivnosti. U ovom članku istražit ćemo koliko se čuvaju poslovne knjige prema hrvatskom zakonodavstvu, razloge za to, kao i najbolje prakse u vođenju poslovnih evidencija.
Prema hrvatskom Zakonu o računovodstvu, poslovne knjige, odnosno računovodstvena isprava, trebaju se čuvati najmanje 10 godina od isteka godine u kojoj su završene. To znači da, ako ste poslovne knjige vodili za 2023. godinu, trebate ih čuvati do 2033. godine. Ovo pravilo uključuje sve relevantne dokumente kao što su knjiga primitaka i izdataka, glavna knjiga, analitički računi, te ostali poslovni dokumenti koji su od važnosti za pravilno vođenje računovodstva.
Osim zakonske obveze, postoje i drugi razlozi zašto je važno čuvati poslovne knjige duže od zakonski propisanog roka. Naime, u slučaju revizije ili inspekcije, poduzeća moraju imati sve potrebne dokumente na raspolaganju kako bi dokazali svoje poslovne transakcije i obveze. Također, neki poslovni sporovi mogu zahtijevati dokazivanje određenih transakcija i izdanih računa, što može značiti da će vam biti potrebni dokumenti koji su stariji od 10 godina.
Osim financijskih, poslovne knjige mogu sadržavati i osobne podatke klijenata, dobavljača i zaposlenika. Prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR), poduzeća su dužna osigurati pravilno pohranjivanje i zaštitu tih podataka. Stoga, kada govorimo o čuvanju poslovnih knjiga, važno je razmotriti i aspekte zaštite osobnih podataka. Nakon isteka zakonskog roka, preporučuje se razmotriti što učiniti s tim podacima, bilo da ih uništite, bilo da ih arhivirate na način koji osigurava njihovu sigurnost.
U praksi, mnogi poduzetnici odlučuju pohraniti poslovne knjige u digitalnom obliku. Digitalizacija poslovnih dokumenata ne samo da olakšava pohranu i pretraživanje informacija, već i smanjuje fizički prostor potreban za arhiviranje. Uz to, digitalni dokumenti mogu se lakše zaštititi od neovlaštenog pristupa, dok istovremeno omogućuju brži pristup potrebnim informacijama u slučaju inspekcija ili revizija.
Važno je napomenuti da, iako se poslovne knjige mogu čuvati u digitalnom obliku, poduzetnici moraju osigurati da su ispunjeni svi zakonski zahtjevi vezani uz digitalno vođenje evidencija. To uključuje pravila o integritetu, dostupnosti i sigurnosti podataka. Također, preporučuje se redovito praviti sigurnosne kopije svih važnih dokumenata kako bi se spriječio gubitak podataka u slučaju tehničkih problema.
Kada govorimo o vođenju poslovnih knjiga, važno je da poduzetnici redovito ažuriraju svoje evidencije i osiguraju točnost podataka. Neuredno vođenje poslovnih knjiga može dovesti do problema s poreznim vlastima, pa čak i do kaznenih prijava. Stoga je ključno imati sustav koji će omogućiti pravilno praćenje svih poslovnih aktivnosti i obveza.
U zaključku, čuvanje poslovnih knjiga je izuzetno važan aspekt vođenja poslovanja. Iako je zakonski rok za čuvanje 10 godina, postoje mnogi razlozi zbog kojih bi poduzetnici trebali razmotriti produženo čuvanje poslovnih evidencija. Digitalizacija poslovnih knjiga može olakšati proces pohrane i omogućiti bolju zaštitu podataka. Kroz pravilno vođenje poslovnih knjiga, poduzetnici mogu osigurati ne samo usklađenost s propisima, već i dugoročni uspjeh svog poslovanja.