U današnjem digitalnom dobu, poslovni procesi se neprestano razvijaju kako bi se prilagodili novim tehnologijama i potrebama tržišta. Jedan od važnih aspekata u poslovanju je vođenje evidencije o financijskim transakcijama. E-račun, odnosno elektronički račun, postaje sve popularniji oblik dokumentacije u poslovnom svijetu. No, što točno podrazumijevamo pod pojmom e-račun i koje su obveze izdavanja takvih računa?
E-račun je račun koji se izda, šalje i pohranjuje u elektroničkom obliku. Ovaj oblik računa omogućava bržu i učinkovitiju obradu financijskih transakcija. U Hrvatskoj je zakonodavstvo u vezi s e-računima postalo posebno važno s obzirom na to da je od 1. srpnja 2019. godine propisana obveza izdavanja e-računa za sve javne institucije. To znači da svi dobavljači koji žele poslovati s javnim sektorom moraju izdavati račune u elektroničkom obliku. Ova promjena u poslovanju ima za cilj povećanje transparentnosti, smanjenje administrativnog tereta i poticanje digitalizacije.
Jedna od ključnih prednosti e-računa je njegova sposobnost automatizacije i integracije s različitim poslovnim sustavima. Na primjer, e-računi se mogu lako povezati s računovodstvenim sustavima, što smanjuje mogućnost ljudske pogreške i ubrzava proces obrade. Također, e-računi smanjuju troškove koji su povezani s papirnatim računalima, kao što su troškovi ispisa, slanja poštom ili arhiviranja. Uz to, elektronički računi mogu se pohraniti i pretraživati u digitalnom obliku, što olakšava pristup informacijama i njihovu analizu.
Obveze izdavanja e-računa odnose se ne samo na javne institucije, već i na sve poduzetnike koji posluju s njima. Poduzetnici moraju osigurati da su njihovi e-računi u skladu s važećim zakonodavstvom, što uključuje ispravne podatke o izdavatelju i primatelju, kao i pravilno označavanje računa. Također, e-računi moraju biti odobreni od strane nadležnih tijela, a proces odobravanja mora se odvijati u skladu s važećim propisima.
Jedna od značajnih promjena koja se dogodila s uvođenjem e-računa je i potreba za korištenjem certifikata za elektroničko potpisivanje. Elektronički potpis osigurava autentičnost i integritet e-računa, što znači da primatelj može biti siguran da je račun došao od pravog izdavatelja i da nije promijenjen tijekom prijenosa. Ovaj aspekt je posebno važan u poslovanju, jer omogućava sigurnu razmjenu informacija između poslovnih partnera.
Osim toga, važno je napomenuti da e-računi moraju biti pohranjeni na siguran način. Preporučuje se korištenje pouzdanih sustava za pohranu podataka kako bi se spriječio gubitak informacija ili neovlašteni pristup. Također, poduzetnici trebaju biti svjesni zakonskih rokova za čuvanje e-računa, koji u Hrvatskoj iznose 11 godina.
U zaključku, e-računi predstavljaju značajan korak prema modernizaciji poslovanja i digitalizaciji administrativnih procesa. Obveza izdavanja e-računa za javne institucije i njihove dobavljače donosi brojne prednosti, uključujući smanjenje troškova i povećanje efikasnosti. S obzirom na sve veći naglasak na digitalizaciju, e-računi će vjerojatno postati standard u poslovanju, a svi sudionici na tržištu trebaju biti spremni prilagoditi se novim zahtjevima i pravilima. Kroz pravilno razumijevanje e-računa i njihovih obveza, poduzetnici mogu osigurati uspješno poslovanje i uskladiti se s važećim zakonodavstvom.
