Poslovno pismo predstavlja važan oblik komunikacije u poslovnom svijetu. Kada govorimo o američkoj formi poslovnog pisma, važno je razumjeti strukturu, ton i stil koji se koriste kako bi se osiguralo da pismo bude profesionalno i učinkovito. Poslovna pisma se koriste u različite svrhe, uključujući slanje ponuda, zahtjeva, obavijesti ili zahvalnica. U ovom članku istražit ćemo kako pravilno napisati poslovno pismo u američkoj formi, uzimajući u obzir sve važne elemente koji ga čine uspješnim.
Prvo, važno je napomenuti da američka forma poslovnog pisma slijedi određeni standardni format. Pismo obično započinje s datumom, koji se piše u gornjem desnom kutu. Datum može biti napisan na nekoliko načina, ali najčešći format je mjesec, dan, godina. Na primjer, 15. ožujka 2023. godine. Ispod datuma, u lijevom kutu, trebate napisati adresu primatelja, koja uključuje ime, prezime, naziv tvrtke, adresu i poštanski broj.
Nakon adrese primatelja, slijedi pozdrav. U američkoj formi, pozdrav se često koristi s ‘Dear’ (Dragi) ili ‘To Whom It May Concern’ (Onome koga se tiče) ako ne znate ime primatelja. Nakon pozdrava, obavezno stavite zarez, a zatim započnite s tijelom pisma. Tijelo pisma je najvažniji dio jer se ovdje izražava svrha vašeg pisma. U ovom dijelu trebate jasno i sažeto objasniti o čemu se radi, iznijeti svoje misli i argumente te, ako je potrebno, uključiti dodatne informacije ili podatke.
U američkoj formi poslovnog pisma, stil pisanja treba biti formalan i profesionalan. Izbjegavajte korištenje žargona, skraćenica ili neformalnog jezika. Važno je biti jasan i precizan kako bi primatelj lako razumio vašu poruku. Također, preporučuje se da se koristi pasivni glas kada je to moguće, kako bi se naglasila akcija, a ne osoba koja je izvršava. Na primjer, umjesto da pišete ‘Ja sam poslao izvještaj’, možete reći ‘Izvještaj je poslan’. Ovaj stil pisanja daje dojam profesionalnosti i objektivnosti.
Nakon što završite s tijelom pisma, trebate uključiti završni pozdrav. U američkoj formi, najčešći završni pozdravi su ‘Sincerely’ (S poštovanjem) ili ‘Best regards’ (Srdačni pozdravi). Ispod završnog pozdrava, ostavite nekoliko praznih redova za svoj potpis, a zatim ispod potpisujte svoje ime i, ako je potrebno, svoj položaj i naziv tvrtke. Ovaj dio daje dodatnu težinu vašem pismu i potvrđuje vašu vjerodostojnost.
Jedan od ključnih elemenata koji se također mora uzeti u obzir prilikom pisanja poslovnog pisma je formatiranje. Poslovna pisma trebaju biti uredno formatirana, s odgovarajućim razmacima između odlomaka i margina. Preporučuje se korištenje standardne veličine fonta, poput 12 pt Times New Roman ili Arial, kako bi pismo bilo lako čitljivo. Osim toga, pismo ne bi smjelo biti predugačko; preporučuje se ograničiti se na jednu stranicu kako bi se osiguralo da primatelj ne izgubi interes.
Kada završite s pisanjem pisma, obavezno ga pažljivo pregledajte kako biste ispravili sve pravopisne ili gramatičke greške. Poslovna pisma koja sadrže greške mogu ostaviti loš dojam na primatelja i smanjiti vašu profesionalnost. Ako je moguće, neka netko drugi pregleda vaše pismo prije slanja.
U konačnici, poslovno pismo u američkoj formi predstavlja važan alat za komunikaciju u poslovnom svijetu. Pravilno napisano pismo može otvoriti vrata novim poslovnim prilikama, dok loše napisano pismo može imati suprotan učinak. Stoga, posvetite dovoljno vremena i pažnje prilikom pisanja poslovnog pisma, slijedite navedene smjernice i osigurajte da vaša poruka bude jasna i profesionalna.
