Osobni podaci zaposlenika predstavljaju ključni element u upravljanju ljudskim resursima unutar svake organizacije. Ovi podaci uključuju informacije koje omogućuju identifikaciju zaposlenika, kao što su ime, prezime, adresa, datum rođenja, broj telefona, e-mail adresa i drugi relevantni podaci. U današnje vrijeme, kada su podaci postali izuzetno vrijedni, važno je razumjeti kako pravilno upravljati osobnim podacima zaposlenika i osigurati njihovu zaštitu.
U kontekstu Europske unije, zaštita osobnih podataka regulirana je Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR), koja je stupila na snagu u svibnju 2018. godine. Ova regulativa postavlja stroge zahtjeve za prikupljanje, obradu i pohranu osobnih podataka. Organizacije su dužne osigurati da osobni podaci zaposlenika budu prikupljani na zakonit, pošten i transparentan način. Također, zaposlenici moraju biti informirani o tome koje se informacije prikupljaju, u koju svrhu i koliko dugo će se te informacije čuvati.
Jedna od ključnih odredbi GDPR-a je da organizacije moraju imati pravnu osnovu za obradu osobnih podataka. To može uključivati privolu zaposlenika, ispunjavanje ugovornih obveza, zakonske obveze ili legitimne interese poslodavca. Na primjer, poslodavac može obraditi osobne podatke zaposlenika kako bi ispunio obveze iz radnog ugovora, kao što su isplata plaće, obračun doprinosa i slično.
Osim toga, organizacije moraju poduzeti odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi zaštitile osobne podatke zaposlenika od neovlaštenog pristupa, gubitka ili uništenja. To uključuje korištenje sigurnosnih alata, enkripciju podataka, redovite sigurnosne provjere i obuku zaposlenika o sigurnosti podataka. Na taj način, organizacije ne samo da štite osobne podatke, već i smanjuju rizik od mogućih kazni i pravnih posljedica koje mogu proizaći iz neusklađenosti s GDPR-om.
Osobni podaci zaposlenika također se mogu dijeliti s trećim stranama, poput pružatelja usluga ili vanjskih konzultanata. U tim slučajevima, organizacije moraju osigurati da treće strane imaju odgovarajuće mjere zaštite podataka i da se osobni podaci obrađuju u skladu s važećim propisima. Ugovori o obradi podataka trebaju jasno definirati obveze i odgovornosti svih uključenih strana kako bi se osigurala zaštita osobnih podataka zaposlenika.
Upravljanje osobnim podacima zaposlenika također uključuje pravo zaposlenika na pristup svojim podacima, pravo na ispravak netočnih podataka, pravo na brisanje podataka i pravo na prenosivost podataka. Zaposlenici imaju pravo zatražiti informacije o tome koje osobne podatke poslodavac obrađuje i u koju svrhu. Također, ukoliko zaposlenik smatra da su njegovi podaci neispravni ili zastarjeli, može zatražiti ispravak ili brisanje tih podataka.
U kontekstu post-pandemijskog svijeta, mnoge organizacije su prešle na rad na daljinu, što je dodatno kompliciralo upravljanje osobnim podacima zaposlenika. Rad na daljinu često uključuje korištenje različitih digitalnih alata i platformi, što može povećati rizik od sigurnosnih incidenata. Organizacije moraju osigurati da su svi alati i platforme koje koriste u skladu s propisima o zaštiti podataka i da pružaju adekvatnu razinu sigurnosti.
U zaključku, osobni podaci zaposlenika su izuzetno važni za poslovanje svake organizacije, ali njihovo upravljanje zahtijeva pažnju i odgovornost. Poslodavci moraju biti svjesni svojih obveza prema zaposlenicima i osigurati da se svi osobni podaci obrađuju u skladu s važećim zakonima i propisima. Samo tako mogu izgraditi povjerenje sa svojim zaposlenicima i zaštititi ih od potencijalnih rizika.
