PMBOK (Project Management Body of Knowledge) predstavlja skup standarda i smjernica za upravljanje projektima, a jedan od ključnih aspekata ovog okvira su pet procesnih grupa koje čine osnovu svakog uspješnog projekta. Ove procesne grupe pružaju strukturiran pristup upravljanju projektima i pomažu u organizaciji i vođenju projektnog tima kroz različite faze projekta.
Prva procesna grupa je iniciranje. Ova faza uključuje identificiranje potreba i zahtjeva koji dovode do pokretanja projekta. U ovoj fazi, ključno je definirati što projekt treba postići, a to uključuje razvoj poslovnog slučaja koji objašnjava opravdanost projekta. Bitno je osigurati da su svi ključni dionici uključeni u ovaj proces, jer njihovo razumijevanje i podrška mogu biti presudni za uspjeh projekta. Osim toga, u ovoj fazi se obično izrađuje i projektni povjerenik koji formalno odobrava pokretanje projekta.
Nakon iniciranja, prelazimo na drugu procesnu grupu, koja se naziva planiranje. Ova faza je izuzetno važna jer postavlja temelje za uspješnu provedbu projekta. U ovoj fazi, projektni tim razvija detaljne planove koji uključuju ciljeve projekta, raspored aktivnosti, procjenu troškova i resursa te strategije upravljanja rizicima. Planiranje također uključuje definiranje uloga i odgovornosti članova projektnog tima, što je ključno za osiguranje da svi znaju što se od njih očekuje. U ovoj fazi se također stvara komunikacijski plan koji osigurava da informacije teku između svih dionika tijekom cijelog trajanja projekta.
Treća procesna grupa je izvršenje. U ovoj fazi, projektni tim implementira planove razvijene u prethodnoj fazi. Izvršenje uključuje koordinaciju ljudi i resursa, kao i provedbu aktivnosti koje su planirane. Ova faza je često najizazovnija jer se suočava s raznim problemima i preprekama koje mogu nastati tijekom provedbe projekta. U ovoj fazi, važno je redovito pratiti napredak projekta i osigurati da se svi zadaci izvršavaju prema planu. Također, tim treba biti spreman prilagoditi se promjenama i novim informacijama koje mogu utjecati na projekt.
Četvrta procesna grupa je praćenje i kontrola. Ova faza je paralelna s izvršenjem i uključuje nadzor nad projektom kako bi se osiguralo da se projekt odvija prema planu. Praćenje i kontrola uključuju mjerenje performansi i usporedbe s planiranim ciljevima. U ovoj fazi se također identificiraju problemi i rizici te se poduzimaju korektivne mjere kako bi se osiguralo da projekt ostane na pravom putu. Ovaj proces može uključivati redovite izvještaje o napretku, sastanke sa svim dionicima i analizu podataka o troškovima i vremenskim okvirima.
Posljednja procesna grupa je zatvaranje. Ova faza označava završetak projekta i uključuje formalno zatvaranje svih aktivnosti. U ovoj fazi, projektni tim pregledava što je postignuto, analizira uspješnost projekta i dokumentira naučene lekcije. Također, važno je osigurati da su svi dionici zadovoljni ishodom projekta i da su svi preostali zadaci i obveze ispunjeni. Zatvaranje također uključuje arhiviranje svih relevantnih dokumenata i izvještaja, što može biti korisno za buduće projekte.
U zaključku, PMBOK pet procesnih grupa pružaju sveobuhvatan okvir za upravljanje projektima. Razumijevanje i primjena ovih procesa mogu značajno povećati šanse za uspjeh projekta. Bilo da se radi o malim ili velikim projektima, pravilno upravljanje kroz ove procesne grupe može pomoći u postizanju ciljeva na učinkovit način.
